Dokumenty biurowe – gdzie najlepiej je przechowywać?
Przed nami czas urlopów – gorące letnie dni, które z pewnością zarezerwujemy na relaks i odpoczynek. Okres przed wyjazdem warto poświęcić na odpowiednie przygotowanie biura i uporządkowanie dokumentów, tak aby po urlopie wrócić do pracy ze zrelaksowanym i świeżym umysłem, a nie z perspektywą segregacji i porządkowania dokumentacji. Gdzie najlepiej przechowywać dokumenty biurowe i jak bezproblemowo przejść przez proces ich segregacji? Podpowiadamy!
Po pierwsze, oczyść przestrzeń!
Czas przed urlopem warto poświęcić na reorganizację przestrzeni i oczyszczenie jej z niepotrzebnych elementów, które zajmują miejsce w naszym wnętrzu. Może warto zastanowić się nad zmianą jego aranżacji?:-) Zaplanujmy, gdzie znajdą się meble, gdzie kartonowe pudła, a gdzie będzie miejsce na zupełnie nowe elementy przestrzeni. Niestety, chociaż bardzo byśmy chcieli, nie możemy w tym procesie pominąć uporządkowania dokumentów i wyrzucenia tych, które nadają się do archiwizacji. Dlatego sprawdźmy, które dokumenty musimy zgodnie z prawem dalej przechowywać, a które mogą wylądować w niszczarce. Aby ułatwić sobie to zadanie, warto zaopatrzyć się w specjalne pudła do archiwizacji, które doskonale sprawdzą się przede wszystkim w małych biurach.
Po drugie, segreguj!
Drugim krokiem, który ułatwi nam przygotowanie biura do urlopu, jest segregacja bieżących dokumentów. Warto poukładać w konkretnych segregatorach (np. segregator Herlitz lub segregator Tamto) dokumenty, przy których jeszcze pracujemy, a także te dotyczące niezakończonych spraw, do których być może będziemy musieli wrócić. Dobrym pomysłem, który z pewnością umili prace nad porządkowaniem dokumentów, jest przypisanie segregatorom kategorii i opisanie ich markerami w różnych kolorach. Kreatywna praca sprawi, że czas upłynie zdecydowanie szybciej i nawet się nie obejrzymy, a wszystkie dokumenty będą posegregowane. Zadbajmy, aby we wnętrzach segregatorów również panował ład i porządek. Dokumenty dotyczące konkretnych spraw warto podzielić bardziej szczegółowo i ułożyć w foliowych koszulkach. Wykorzystajmy kolory! Koszulki możemy oznaczyć niewielkimi, kolorowymi karteczkami, na których zapiszemy krótkie notatki.
Po trzecie, planuj!
Dobry plan pracy pozwoli uniknąć stresu i chaosu po powrocie z urlopu, a do biura wkroczymy pewnym krokiem i z uśmiechem na twarzy. Niemożliwe? A jednak!:-) Odpowiedni plan potrafi zdziałać cuda. Pierwszym krokiem powinno być spisanie nieskończonych do tej pory zadań oraz tych, które będziemy musieli rozpocząć po urlopie i nadanie im priorytetów. Nikt nie lubi sytuacji, w których giną karteczki samoprzylepne, potrzebne nam akurat w danym momencie. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie notatek w jednym notatniku, który umieścimy w skoroszycie razem z dotyczącymi aktualnych tematów dokumentami (np. skoroszyt A4). Takie przygotowanie biura i dokumentacji zapewni nam przyjemny powrót do pracy.
